Tipos de IVA en España: Estándar, Reducido y Superreducido
Explicación clara de los tres tipos de IVA que existen, cuándo se aplica cada uno y qué porcentajes corresponden a diferentes productos y servicios.
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Descubre qué libros fiscales son obligatorios, cuánto tiempo guardar documentos y cómo organizarlos para estar preparado ante una inspección de Hacienda
Por qué importan estos registros?
Mantener registros correctos de IVA no es solo un requisito legal — es tu defensa ante una inspección de Hacienda. La administración fiscal tiene autoridad para revisar tus libros hasta 4 años después de cada ejercicio, y si algo no está en orden, las sanciones pueden ser importantes.
La buena noticia es que no es complicado. Con los libros correctos y una organización básica, estarás protegido. Te explicamos exactamente qué necesitas, cómo mantenerlo y cuánto tiempo guardarlo.
Los Libros Fiscales Obligatorios
Estos son los registros que legalmente debes mantener si tienes actividad empresarial o profesional
Libro de Registro de Facturas Emitidas
Aquí registras todas las facturas que emites a tus clientes. Debe incluir número de factura, fecha, cliente, base imponible, IVA repercutido y total. Es obligatorio para cualquier empresa que facture.
Libro de Registro de Facturas Recibidas
Documenta todas las facturas que recibes de proveedores. Incluye los mismos datos: número, fecha, proveedor, base, IVA soportado. Este es tu comprobante de gastos deducibles.
Libro Diario
Registro cronológico de todas las operaciones económicas de tu negocio. Aunque muchos usan software contable, es el documento que prueba tu movimiento financiero completo.
Libro Mayor
Resume todas las operaciones por cuenta contable. Muestra el movimiento de dinero en cada concepto (ventas, gastos, inversiones). Esencial para cuadrar balances.
Cuánto Tiempo Guardar Cada Documento?
La ley es clara: debes conservar todos los registros y documentación fiscal durante un mínimo de 4 años desde el 31 de diciembre del año en que se registró la operación. Esto significa que una factura de enero de 2025 debe guardarse hasta diciembre de 2028.
Pero hay una excepción importante. Si Hacienda abre una inspección sobre un año concreto, no puedes destruir documentos hasta que el caso se cierre — aunque hayan pasado los 4 años. Por eso muchos empresarios conservan registros 5 o 6 años por seguridad.
Regla de oro: Facturas, albaranes, justificantes de gastos, contratos, nóminas, extractos bancarios. Todo 4 años mínimo. Los justificantes de gastos pequeños (gasolina, cafés) también cuentan — guardalos en sobres mensuales.
Cómo Organizar tus Registros Correctamente
Un sistema simple pero efectivo que funciona para cualquier tamaño de negocio
01
Organiza por Tipo de Documento
Crea carpetas separadas: una para facturas emitidas, otra para recibidas, otra para gastos, otra para nóminas. Si usas software contable, la mayoría permite esta clasificación automáticamente. Si lo haces manual, usa carpetas físicas o digitales claramente etiquetadas.
02
Organiza por Período (Mensual o Trimestral)
Dentro de cada categoría, agrupa documentos por mes o trimestre. Esto facilita mucho las búsquedas y cuadra perfectamente con tus declaraciones de IVA trimestrales. Una factura de marzo va en “Facturas Recibidas / Marzo 2026”.
03
Numera y Registra Todo
Asigna un número a cada documento (muchos ya lo tienen como número de factura). Mantén un registro simple — puede ser una hoja de cálculo — con número, fecha, concepto y monto. Esto acelera enormemente las búsquedas cuando Hacienda pregunta por algo específico.
04
Duplica en Digital (Muy Importante)
Si tienes documentos físicos, escanéalos. Guarda copias en tu ordenador o en la nube (Google Drive, Dropbox). Los originales pueden degradarse, mojarse o perderse. Las copias digitales son admitidas legalmente como respaldo.
Software y Herramientas Digitales
No necesitas software caro. Muchos programas de facturación básicos (como Facturación Plus, Zoho, o incluso un buen Excel) te permiten registrar automáticamente facturas emitidas y recibidas, calcular el IVA y generar reportes para tu declaración trimestral.
Si tu negocio es pequeño y factura menos de 30,000 euros al año, incluso una hoja de cálculo bien estructurada es suficiente. Lo importante es que cada entrada tenga: fecha, cliente/proveedor, base imponible, tipo de IVA y total.
Hacienda ya no exige libros en papel — acepta registros digitales. Esto simplifica todo: no necesitas guardar kilos de papel, puedes buscar cualquier documento en segundos, y los respaldos son automáticos si usas la nube.
Prepararse para una Inspección de Hacienda
Lo que debes tener listo si llega una revisión fiscal
Libros Contables Completos
Libro Diario, Mayor, y registros de IVA de los últimos 4 años. Si está todo en software, un export en PDF de cada período. Si es papel, debes tenerlo ordenado cronológicamente.
Todas las Facturas Emitidas y Recibidas
Tanto originales como copias. Hacienda querrá verificar que tus registros coinciden con las facturas reales. Los números deben cuadrar exactamente.
Justificantes de Gastos Deducibles
Si deduces gastos (oficina, viajes, suministros), debes tener el recibo de cada uno. Aunque parezca tedioso, estos pequeños papeles son lo que inspectores revisan primero.
Extractos Bancarios
Tu banco guarda estos 7 años normalmente. Descárgalos y téngalos a mano. Demuestran que tus registros coinciden con movimientos reales de dinero.
Lo Esencial que Recordar
Los 4 Libros Obligatorios
Facturas Emitidas, Facturas Recibidas, Libro Diario, Libro Mayor. Cualquier negocio que facture necesita estos.
Plazo: 4 Años Mínimo
Desde el 31 de diciembre del año de cada operación. Una factura de 2025 se guarda hasta finales de 2029.
Organización Clara
Por tipo de documento y período. Digital es mejor que papel — más seguro, más fácil de buscar, admitido legalmente.
Prepárate para Inspecciones
Hacienda puede revisar 4 años atrás. Un sistema organizado te da tranquilidad y demuestra que actúas con transparencia.
Descargo de Responsabilidad
Este artículo proporciona información educativa sobre registros de IVA y obligaciones fiscales en España. No constituye asesoramiento fiscal o legal profesional. Las normas fiscales pueden variar según tu situación específica, comunidad autónoma o cambios legislativos. Para cuestiones fiscales importantes, consulta con un asesor fiscal, gestoría o abogado especializado en derecho tributario que pueda revisar tu situación particular.
